Корпоративная безопасность
Рабочее место сотрудника может не только рассказать о его дисциплинированности, но и напрямую повлиять на экономическую безопасность предприятия. Забытый документ, содержащий персональные данные сотрудников, зарплатные ведомости, стикеры с сомнительным содержанием - все это может обернуться для организации большими проблемами, причем не только со стороны ИФНС, ОБЭП и прочих органов, которые неожиданно могут заявиться к вам с проверкой. Вполне возможно, что расходные документы на премию руководителям, оставленные на столе бухгалтера, вызовут негативные эмоции у младшего персонала и тогда конфликтов внутри коллектива не избежать. Заметим также, что важные для компании документы, составляющие коммерческую тайну, при ненадлежащем хранении могут быть переданы конкурентам и оказаться инструментом для промышленного шпионажа.
Проведите эксперимент. Походите между офисных столов коллег и обратите внимание, что и в какой доступности лежит у их на столах. Более всего вас должны заинтересовать:
- стикеры и записки на мониторе и под стеклом. Ищем пароли, записки сомнительного содержания (телефоны вида "Вова - обнал", "срочный вывод 322-223-322") и так далее;
- документы, в которых содержаться персональные данные сотрудников;
- ведомости на зарплату, кассовые ордера, договоры, а также другие документы, составляющие коммерческую тайну.
Можно, конечно, сотрудника проучить, забрав секретные документы. Потому что в следующий раз в вашей роли могут выступить контролирующие органы, внезапно пришедшие с проверкой.
Роскомнадзор, например, могут заинтересовать персданные. Так как доступ к ним может иметь ограниченный круг лиц, то при неконтролируемом хранении на столе есть вероятность, что их увидят посторонние. Согласно ч. 6 сч. 13.11 КоАП это наказывается штрафом до 50 тыс.рублей на юрлицо и до 10 тысяч на должностное лицо. (Газета "Учет.Налоги.Право" № 42 за ноябрь 2017, "Прячьте все бумаги с рабочего стола, чтобы не подвести компанию", В.Венцкус)
Open-space - в нашем случае зона риска. Желательно провести для коллег ликбез по информационной и экономической безопасности и пояснить, что придирки к бардаку на столе обусловлены не столько вашей любовью к внешней эстетике, сколько недопущением утечки конфиденциальной информации. Введите правила поведения в офисе, регламентирующие, в том числе, порядок хранения документов и обеспечение порядка на рабочем столе. Можно также назначать дежурных, которые будут за этим следить. Это не только будет создавать аккуратный вид помещения, но и предотвратит возможные злоупотребления.(Журнал "Кадровое дело" № 2, Февраль 2018 г., "Как создать и поддерживать нормальную рабочую обстановку в open-spase", Е. Мамонов)
Не лишним будет завести пару лишних сейфов для хранения ключей от банка, электронных подписей, печатей и штампов, а так же назначить ответственного за содержимое сейфа. В том числе этот сотрудник должен следить за тем, чтобы в сейф никто не складывал свои личные ценные вещи и деньги, не принадлежащие организации. Да, так делают некоторые сотрудники - потому что боятся держать крупные суммы дома. А например, при выездной проверке налоговой инспекции, если вдруг сотрудники ИФНС решат проверить содержимое сейфа, то, при обнаружении наличных денег заставят приходовать деньги в кассу. Самое ужасное для фирмы в этом случае то, что они могут заподозрить компанию в наличии "черной кассы". Также не стоит держать в одном сейфе печати всех ваших компаний - этот признак им укажет на схему дробления бизнеса (см. https://vk.com/wall-119563192_858).
Конечно, отдельные стратегически важные кабинеты стоит запирать на ключ, даже при кратковременных отлучках, дабы не соблазнять никого покопаться в ваших бумагах. При возможности обеспечьте сотрудников тумбочками, закрывающимися на ключ.
Особое внимание стоит уделить делопроизводству и хранению документов. Это не только обеспечит безопасность и сохранность, но и поможет облегчить и ускорить поиск нужного документа. К сожалению, сейчас этому уделяется крайне мало внимания. Назначьте ответственного человека и приведите систему хранения к единообразию. По законодательству, если не сохранить положенное время кадровые документы, на должностных лиц может быть наложен штраф до 5 тыс. руб., на организацию - до 50 тыс.руб.; первичные бухгалтерские документы - до 10 тысяч с директора и с организации. (Журнал "Главбух" № 8 за апрель 2017 года, "Инвентаризация бухгалтерских документов: что выбросить, а что оставить")
Обращайте внимание на используемые черновики - в случае, если их найдет ИФНС, то может доначислить налоги сообразно найденным вещдокам (для этого они используют наиболее выгодную для себя версию первички). Также крайне важно правильно утилизировать документы. В случае документов, содержащих персональные данные - это, безусловно тотальное уничтожение шредером или, при наличии возможности, сжигания (например, если офис не в центре Москвы, а где-нибудь в Подмосковье. Для этих целей можно даже приобрести специальную портативную печь).
В любом случае, подобные меры предосторожности в итоге обойдутся дешевле и сэкономят время.